Der österreichische Softwareanbieter kommunos erleichtert die oft schwierige Personalsuche und -auswahl für Städte, Gemeinden und Verbände. Wie, das erzählt uns Thomas Bodner, Abteilungsleiter Personal des Magistrats Villach, im Interview.
KOMMUNAL: Was war Ihr Motiv für die grundsätzliche Entscheidung zur Umstellung auf ein elektronisches Stellenausschreibungs- und Auswahlsystem?
THOMAS BODNER: Aufgrund der demografischen Struktur im Magistrat und der höheren Mobilität von Personen am Arbeitsmarkt gibt es in den nächsten Jahren immer mehr Stellen nachzubesetzen. Auch wird es in vielen Bereichen immer schwieriger, ausreichend qualifiziertes Personal zu finden, und man steht zunehmend in Konkurrenz zu privaten Unternehmen. Um also noch attraktiver und effizienter im Personalauswahlprozess zu werden, ist der Umstieg auf ein elektronisches System unumgänglich.
Mag. Thomas Bodner, Abteilungsleiter Personal,
Magistrat Villach
Da kommunos auch eine kostenlose Basisversion anbietet, konnte man sich mit grundlegenden Funktionalitäten bereits unmittelbar nach der Vergabe beschäftigen.
Warum haben Sie sich für kommunos entschieden bzw. was hat Sie an kommunos überzeugt?
Obwohl andere Anbieter auf den ersten Blick in ihren Standardvarianten schon etwas mehr an Funktionalitäten bieten konnten, überzeugte kommunos mit dem starken Fokus auf kommunale bzw. öffentliche Institutionen und deren etwas formalisiertere Prozesse in der Stellenausschreibung und in der Personalauswahl. So hatten andere Anbieter Module im Angebot, die wir gar nicht benötigen. kommunos war sehr engagiert, schnell und lösungsorientiert und in der Lage, die für uns noch notwendigen Ergänzungen zu programmieren. All dies wurde noch mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis kombiniert, zumal viele Anpassungswünsche als kostenlose Weiterentwicklung des eigenen Produkts angesehen wurden.
Wie sind Sie im Implementierungsprojekt vorgegangen? Wer war daran beteiligt und in welcher Zeitspanne wurde das Projekt umgesetzt?
Wir konnten bei der Implementierung auf interne Ressourcen aus der Organisationsentwicklung zugreifen, die von Anbeginn federführend in das Projekt einbezogen war. In Abstimmung mit der Personalabteilung und der IT im Haus konnte so nach der Auftragsvergabe schon sehr rasch mit der Umsetzung begonnen werden. Da kommunos auch eine kostenlose Basisversion anbietet, konnte man sich mit grundlegenden Funktionalitäten bereits unmittelbar nach der Vergabe beschäftigen und sich Wissen für die weiteren Anpassungen aneignen. Von der internen Erstellung des Pflichtenhefts und der Vorstellung im Rahmen des Anbietervergleichs über die Beschlussfassung im Gemeinderat, die Präzisierung von individuellen Anpassungswünschen inklusive Programmierung und Testung bis hin zur vollständigen Implementierung in unseren täglichen Arbeitsabläufen brauchte es gerade einmal sieben Monate. Auch hinsichtlich der Qualität und der äußerst guten Zusammenarbeit mit kommunos kann man hier also sicherlich von einem unserer Vorzeigeprojekte bei der Einführung neuer IT-Systeme sprechen.
Nach Ihren ersten praktischen Erfahrungen: Worin liegt für Sie der Mehrwert von kommunos?
In der durchgängigen elektronischen Abbildung unseres Stellenausschreibungs- und Personalauswahlprozesses, ohne durch unnötige Medienbrüche Zeit, Transparenz und Qualität zu verlieren. Durch die professionelleren Ausschreibungen, die mobile Bewerbungsmöglichkeit, die automatisch versendbaren Statusmeldungen und die kürzeren Durchlaufzeiten können wir als möglicher Arbeitgeber zudem moderner und attraktiver gegenüber Bewerber/innen auftreten.
Gibt es auch Feedback von Bewerber/innen zu dieser neuen Bewerbungsmöglichkeit?
Ja, es wird vor allem die gute und einfache Bedienbarkeit auf allen Geräten gelobt. Auch die transparente Informationslage durch die zeitnahen E-Mail-Verständigungen wird geschätzt.
Was sind aus Ihrer Sicht die Top-3-Features von kommunos, die Ihnen das Leben besonders erleichtern?
Erstens der standardisierte, elektronische und aufbereitete Eingang aller Bewerbungen zur unkomplizierten Bewertung und internen Weiterbearbeitung. Zweitens die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Ausschreibungen mithilfe von eigenen Vorlagen und Textbausteinen. Und drittens die intuitive Kommunikation mit den internen Fachabteilungen zu den jeweils betreffenden Ausschreibungen über die kommunos- Plattform.
Abschließend noch eine Frage zu Einschulung, Service und Support – was schätzen Sie daran und was wünschen Sie sich noch?
In diesem Bereich ist kommunos auf jeden Fall ein Vorzeigebetrieb. Die Reaktionszeiten auf Anfragen sind äußerst gut, Anpassungswünsche finden immer wieder Gehör und in den kontinuierlichen Produktupdates werden regelmäßig praxisorientierte Lösungen eingebaut. Lediglich eine umfassendere Vor-Ort-Einschulung in alle Funktionalitäten wäre wünschenswert gewesen.
Was empfehlen Sie anderen Gemeinden in Bezug auf kommunos?
Einem österreichischen Softwareanbieter mit Spezialisierung auf den kommunalen bzw. öffentlichen Sektor die Möglichkeit zu geben, sein Produkt vorzustellen, und die kostenlose Basisversion von kommunos vorab zum ersten Kennenlernen zu testen.
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Top-Features von kommunos aus der Sicht eines Personalleiters
1. Standardisierter, elektronischer und aufbereiteter Eingang aller Bewerbungen zur unkomplizierten Bewertung und internen Weiterbearbeitung.
2. Schnelle und unkomplizierte Erstellung von Ausschreibungen mithilfe von eigenen Vorlagen und Textbausteinen.
3. Intuitive Kommunikation mit den internen Fachabteilungen zu den Ausschreibungen über die kommunos-Plattform.
Thomas Bodner empfiehlt, die kostenlose Basisversion von kommunos zum ersten Kennenlernen zu testen – mehr Infos dazu gibt’s auf www.kommunos.info.